Onboarding-Checkliste: Vom Vertrag bis zum Probezeitende

Der erste Arbeitstag beginnt für viele neue Beschäftigte mit Warten. Der Laptop ist bestellt, aber nicht da. Das Konto für das E-Mail-Postfach fehlt. Die Vorgesetzte ist in einem Termin. Nichts davon ist dramatisch, aber alles davon bleibt hängen, und es lässt sich mit einer Liste vermeiden, die drei Wochen vor dem Start anfängt.

Die folgende Checkliste ist nach Zeitpunkten sortiert, nicht nach Abteilungen. Das hat einen Grund: Die gesetzlichen Fristen sind an Tage gebunden, nicht an Zuständigkeiten.

Die Fristen, die du nicht verschieben kannst

Seit der Reform des Nachweisgesetzes 2022 sind die Pflichtangaben auf drei Termine verteilt. Was nicht im Arbeitsvertrag steht, musst du gesondert nachweisen.

1. Spätestens Tag 1Namen und Anschriften der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten, Schichtsystem.
2. Spätestens Tag 7Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf, Überstundenregeln.
3. Spätestens nach 1 MonatUrlaub, Fortbildungsanspruch, betriebliche Altersversorgung, Kündigungsverfahren und -fristen, Hinweis auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.

Quelle: § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz, Fassung ab 1. Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 darf der Nachweis in Textform erfolgen, also etwa als PDF per E-Mail. Voraussetzung: Der Beschäftigte kann das Dokument abrufen, speichern und ausdrucken, und du forderst einen Empfangsnachweis an. Ausgenommen sind die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Bau und Gastronomie, Gebäudereinigung sowie Spedition. Dort bleibt es bei Papier mit Unterschrift.

Die zweite harte Frist betrifft die Sozialversicherung. Die Anmeldung erfolgt mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Für die genannten Branchen gilt zusätzlich die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV: spätestens bei Arbeitsaufnahme, also am ersten Morgen.

Vor dem ersten Tag

Hier entscheidet sich, ob der Start reibungslos wird. Plane zwei bis drei Wochen Vorlauf ein, bei Hardware-Bestellungen eher mehr.

• Unterschriebenen Vertrag ablegen, Personalfragebogen und Steuer-ID anfordern
• Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung erfassen
• Bei Sofortmeldepflicht: Meldung für den ersten Tag vorbereiten
• Laptop, Telefon, Schlüssel oder Zugangskarte bestellen
• Benutzerkonto, E-Mail und Rollen in den Fachsystemen anlegen lassen
• Arbeitsplatz einrichten, auch im Homeoffice: Versand der Hardware klären
• Einarbeitungsplan für die ersten zwei Wochen schreiben
• Ansprechperson im Team benennen und informieren
• Willkommensmail mit Ablauf des ersten Tages verschicken

Die Willkommensmail klingt nach Kleinigkeit, und viele lassen sie deshalb weg. Sie beantwortet aber die Fragen, die jeder am Vorabend hat: Wann soll ich da sein? Wo melde ich mich? Wer holt mich ab? Gibt es Parkplätze? Drei Sätze genügen. Wer mag, legt ein Foto vom Eingang und den Namen der Person bei, die am Empfang wartet.

Der erste Tag

Am ersten Tag passiert mehr Pflicht, als man denkt. Die Sicherheitsunterweisung nach § 12 ArbSchG muss vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen, nicht irgendwann im ersten Monat. Bei Büroarbeit dauert sie zwanzig Minuten. Für Lager oder Werkstatt fällt sie umfangreicher aus und sollte dokumentiert und unterschrieben werden.

Daneben gehört an diesen Tag:

• Nachweis der Angaben, die am ersten Tag fällig sind, falls nicht schon im Vertrag
• Übergabe von Hardware, Schlüsseln, Zugängen mit Quittung
• Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Datenschutz
• Information über die Arbeitszeiterfassung und wie sie funktioniert
• Mittagessen mit dem Team, nicht allein in der Kantine

Wie die Zeiterfassung rechtlich aussehen muss, erklärt der Beitrag zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Die erste Woche und der erste Monat

Bis zum siebten Kalendertag müssen die übrigen Angaben aus dem Nachweisgesetz vorliegen, bis zum Ende des ersten Monats auch Urlaub und Kündigungsfristen sowie Hinweise auf Tarifverträge. Wer einen vollständigen Arbeitsvertrag nutzt, hat das alles schon am ersten Tag erledigt. Das ist der einfachste Weg.

Fachlich ist die erste Woche die Zeit für Orientierung. Ein guter Einarbeitungsplan nennt für jeden Tag ein Thema und eine Person. Am Ende der Woche steht ein kurzes Gespräch mit der Führungskraft: Was war klar, was nicht, was fehlt?

Ein Beispiel für eine Sachbearbeitung im Einkauf: Montag Systeme und Zugänge, Dienstag ein Tag neben der erfahrensten Kollegin, Mittwoch die fünf wichtigsten Lieferanten und ihre Konditionen, Donnerstag erste eigene Bestellungen mit Freigabe, Freitag Rückblick. Kein Tag ist voll verplant. Neue Leute brauchen Luft, um nachzulesen und Fragen zu sammeln. Wer jeden Slot mit Terminen füllt, produziert Erschöpfung statt Wissen.

Nach vier Wochen folgt das erste richtige Feedbackgespräch. Hier geht es um Erwartungen für die Probezeit. Schreib sie auf, in zwei, drei Sätzen. Wer am Ende der Probezeit entscheiden muss, braucht etwas, woran er die Entscheidung festmachen kann.

Bis zum Ende der Probezeit

Die Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern. Während dieser Zeit gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB). Bei befristeten Verträgen muss die Probezeit seit 2022 im Verhältnis zur Befristung stehen.

Plane zwei Gespräche ein, nach drei Monaten und etwa vier Wochen vor Ablauf. Das zweite ist das wichtige. Wenn du jemanden in der Probezeit nicht übernehmen willst, muss die Kündigung vor Ablauf zugehen. Wer erst in der letzten Woche darüber nachdenkt, gerät in Zeitnot.

Sonderfälle: Minijob, Werkstudium, Fachkräfte aus Drittstaaten

Nicht jede Einstellung folgt dem Standardablauf. Drei Fälle tauchen in kleinen Betrieben regelmäßig auf.

Minijobber meldest du nicht bei der Krankenkasse, sondern bei der Minijob-Zentrale. Für sie gilt außerdem die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag notieren und zwei Jahre aufbewahren. Viele Betriebe vergessen das, weil der Minijob „nur ein paar Stunden“ umfasst. Bei einer Prüfung durch den Zoll ist das kein Argument.

Bei Werkstudierenden brauchst du eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, und zwar jedes Semester neu. Ohne sie fällt das Werkstudentenprivileg in der Sozialversicherung weg. Leg dir dafür eine wiederkehrende Erinnerung an.

Wer Menschen aus Staaten außerhalb der EU einstellt, muss vor Arbeitsbeginn prüfen, ob der Aufenthaltstitel die Beschäftigung erlaubt. Eine Kopie des Titels ist für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren (§ 4a Abs. 5 AufenthG). Das gehört an den Anfang der Liste, nicht ans Ende, denn ohne gültige Erlaubnis darf die Person am ersten Tag gar nicht anfangen.

Für alle drei Fälle gilt: Die Checkliste oben bleibt die Basis. Du ergänzt nur die Zeilen, die dazukommen.

Was sich automatisieren lässt

Fast alles Formale in dieser Liste wiederholt sich bei jeder Einstellung. Das macht es zu einem guten Kandidaten für Automatisierung: Ein Eintrittsdatum löst Aufgaben für IT, Facility und Führungskraft aus, Erinnerungen laufen automatisch, und der Nachweis nach dem Nachweisgesetz wird aus Vorlagen erzeugt. Laut einer im August 2026 veröffentlichten Bitkom-Umfrage nutzen 14 Prozent der Unternehmen KI bei der Einarbeitung, weitere 36 Prozent können es sich vorstellen. 2024 waren es 11 und 28 Prozent. Für die meisten Betriebe ist klassische Workflow-Automatisierung der größere Hebel. Wie man dabei vorgeht, steht im Beitrag HR-Prozesse automatisieren. Die Unterlagen gehören anschließend in eine ordentliche digitale Personalakte.

Wer Onboarding direkt an Recruiting und HR-System anbinden will und dafür eigene Software braucht, kann bei OnlineBuilders anfragen.

Dein nächster Schritt: Nimm die nächste geplante Einstellung, trag das Startdatum ein und rechne alle Termine dieser Liste rückwärts in deinen Kalender. Weitere Abläufe rund um Personalarbeit findest du in der Rubrik HR-Prozesse.

Häufige Fragen

Wie lange dauert Onboarding?

Organisatorisch ist das meiste nach einem Monat erledigt, weil dann auch die letzten Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz vorliegen müssen. Fachlich dauert die Einarbeitung je nach Stelle oft bis zum Ende der Probezeit, die höchstens sechs Monate beträgt.

Darf ich den Arbeitsvertrag digital verschicken?

Seit 2025 dürfen die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform übermittelt werden, wenn der Beschäftigte das Dokument speichern und ausdrucken kann und du einen Empfangsnachweis anforderst. Das gilt nicht in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau oder Gastronomie. Eine Befristungsabrede braucht weiterhin die Schriftform.

Wer ist für das Onboarding verantwortlich?

HR koordiniert die Formalien, die Führungskraft verantwortet die Einarbeitung. Bewährt hat sich zusätzlich eine feste Ansprechperson aus dem Team, die für Alltagsfragen da ist und nicht die Vorgesetzte ist.

Was kostet es, das Nachweisgesetz zu ignorieren?

Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit, das Bußgeld beträgt bis zu 2.000 Euro je Fall (§ 4 NachwG). Häufiger spürbar ist der Nachteil im Streit, weil fehlende Nachweise die Beweislage verschlechtern.