Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was 2026 gilt und was kommt

Der Fall, der alles auslöste, war eigentlich ein anderer. Ein Betriebsrat in Nordrhein-Westfalen wollte die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems erzwingen und berief sich auf sein Initiativrecht. Das Bundesarbeitsgericht wies ihn ab, mit einer Begründung, die Personalabteilungen bundesweit überraschte: Ein Initiativrecht bestehe nicht, weil der Arbeitgeber ohnehin gesetzlich verpflichtet sei, die Arbeitszeit zu erfassen. Das war am 13. September 2022, Aktenzeichen 1 ABR 22/21.

Vier Jahre später gibt es immer noch kein neues Gesetz. Die Pflicht gilt trotzdem.

Woraus sich die Pflicht ergibt

Das Bundesarbeitsgericht stützt sich auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Danach muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen, um den Schutz der Beschäftigten sicherzustellen. Das Gericht legt diese Vorschrift im Licht der europäischen Arbeitszeitrichtlinie aus. Der Europäische Gerichtshof hatte schon am 14. Mai 2019 entschieden (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Ohne Erfassung lässt sich nicht prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Das ist der ganze Gedanke. Es geht um Gesundheitsschutz, nicht um Kontrolle der Leistung, und genau so sollte man das intern auch erklären.

1. 14. Mai 2019EuGH verlangt ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit (C-55/18).
2. 13. Sept. 2022BAG: Arbeitgeber sind schon nach § 3 ArbSchG zur Erfassung verpflichtet (1 ABR 22/21).
3. April 2023Erster Referentenentwurf des BMAS mit elektronischer Erfassung, nicht weiterverfolgt.
4. Juni 2026Neuer Arbeitsentwurf des BMAS wird bekannt, verbunden mit einer Reform der Höchstarbeitszeit.
5. Oktober 2026Kein Kabinettsbeschluss bekannt. Es gilt weiter die Pflicht aus dem BAG-Beschluss.

Quelle: EuGH C-55/18; BAG 1 ABR 22/21; Berichte zum BMAS-Arbeitsentwurf, Stand Oktober 2026

Was du heute konkret erfassen musst

Nach dem Beschluss: wann die tägliche Arbeit beginnt und endet und wie lange sie dauert, einschließlich Überstunden. Pausen ergeben sich aus der Differenz. Für alle Beschäftigten, auch in Teilzeit, im Homeoffice und im Außendienst.

Die Form ist heute frei. Papier, Excel, App, Terminal am Eingang: alles zulässig, solange die Aufzeichnung verlässlich ist. Der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren. Er bleibt aber verantwortlich und sollte zumindest stichprobenartig prüfen, ob erfasst wird.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Gemeint ist ein Modell, in dem der Arbeitgeber nicht vorgibt und nicht kontrolliert, wann jemand arbeitet. Erfasst werden muss die Zeit trotzdem, etwa durch die Beschäftigten selbst.

Für zwei Gruppen gibt es zusätzlich spezielle, bußgeldbewehrte Pflichten:

• Arbeitszeit über acht Stunden: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss sie aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße kosten bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).
• Minijobs und bestimmte Branchen: Nach § 17 MiLoG sind Arbeitsbeginn und Arbeitsende samt Dauer spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag zu notieren und zwei Jahre aufzubewahren. Das gilt für geringfügig Beschäftigte und für Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung.

Was droht, wenn du nicht erfasst?

Für die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es bisher kein direktes Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber anordnen, dass ein Arbeitgeber die Zeit erfasst (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Wer dieser Anordnung nicht folgt, riskiert ein Bußgeld bis 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG). Teurer wird es oft vor Gericht: Wer keine Aufzeichnungen hat, kann im Streit um Überstunden schlecht widersprechen.

Kurz gesagt: Das Risiko ist heute noch überschaubar. Es ist aber keines, das du bewusst eingehen solltest, zumal die meisten Betriebe die Pflichten aus § 16 ArbZG und § 17 MiLoG ohnehin schon treffen.

Was der BMAS-Entwurf von 2026 vorsieht

Seit Mitte Juni 2026 ist ein Arbeitsentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt. Das Ministerium hat ihn als interne Arbeitsfassung bezeichnet, er ist also kein abgestimmter Regierungsentwurf. Ein Kabinettsbeschluss war bis Oktober 2026 nicht bekannt, und Arbeitgeberverbände sowie Teile der Koalition haben Kritik geäußert. Änderungen sind wahrscheinlich. Nach übereinstimmenden Berichten enthält er diese Punkte:

• Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie ihre Dauer sollen elektronisch und am selben Tag erfasst werden. Eine bestimmte Technik wird nicht vorgeschrieben.
• Per Tarifvertrag oder darauf beruhender Betriebsvereinbarung sollen Abweichungen möglich sein, etwa Papier oder eine Erfassung bis zu sieben Tage später.
• Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte sollen dauerhaft nicht elektronisch erfassen müssen.
• Die Aufzeichnungen sollen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, wenn der Arbeitgeber dafür sorgt, dass er von Verstößen gegen Höchst- und Ruhezeiten erfährt.
• Daneben soll per Tarifvertrag eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit vereinbart werden können.

1. 250 und mehr Beschäftigte1 Jahre
2. 50 bis unter 250 Beschäftigte2 Jahre
3. 11 bis unter 50 Beschäftigte5 Jahre

Fristen ab Inkrafttreten. Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten wären dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen.

Quelle: Berichte zum BMAS-Arbeitsentwurf vom Juni 2026; kein beschlossenes Recht

Diese Fristen entsprechen in der Struktur dem Referentenentwurf von 2023. Ob das am Ende so bleibt, ist offen. Für die Planung heißt das: Wer heute eine Lösung einführt, sollte eine elektronische nehmen. Dann spielt es keine Rolle, wie lange die Übergangsfrist am Ende ausfällt.

Was zählt als Arbeitszeit?

Wer erfasst, muss wissen, was er erfasst. Drei Fälle sorgen regelmäßig für Streit.

Bereitschaftsdienst ist Arbeitszeit. Das hat der Europäische Gerichtshof schon 2003 im Fall Jaeger (C-151/02) für Ärzte entschieden, die im Krankenhaus auf Abruf bereitstehen. Wer sich am Arbeitsplatz oder an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort aufhalten muss, arbeitet, auch wenn gerade nichts passiert.

Rufbereitschaft ist dagegen grundsätzlich keine Arbeitszeit. Die Person ist erreichbar, kann sich aber frei bewegen. Erfasst werden die tatsächlichen Einsätze, etwa ein Anruf von 40 Minuten um zwei Uhr nachts. Sind die Vorgaben so eng, dass jemand praktisch zu Hause festsitzt, kann die Bewertung kippen.

Bei Dienstreisen kommt es darauf an, was während der Fahrt passiert. Wer selbst Auto fährt oder im Zug Mails bearbeitet, arbeitet. Wer im Zug liest oder schläft, nach verbreiteter Auffassung nicht im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Die Vergütung ist davon getrennt zu betrachten und hängt oft am Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag.

Homeoffice und Außendienst

Gerade dort, wo niemand am Eingang vorbeiläuft, ist die Erfassung am wichtigsten und am lückenhaftesten. Für Homeoffice ist eine Browser-Lösung mit Start- und Stopp-Knopf das Mittel der Wahl. Für den Außendienst eine App, die auch ohne Netz speichert und später überträgt. GPS-Ortung ist für die Zeiterfassung nicht nötig und datenschutzrechtlich riskant. Wer sie trotzdem will, braucht eine sehr gute Begründung und eine Betriebsvereinbarung.

Welche Erfassungsart passt?

Kriterium	heute zulässig	nach Entwurf elektronisch	Aufwand Auswertung
Stundenzettel auf Papier			hoch
Excel-Tabelle pro Person		teilweise	mittel
App oder Browser-Lösung			gering
Terminal mit Chip oder Karte			gering

Für Büros und Homeoffice ist eine Browser- oder App-Lösung meist die einfachste. Wo nicht jeder ein Diensthandy hat, etwa in Produktion oder Pflege, funktionieren Terminals besser. Biometrische Terminals mit Fingerabdruck sind datenschutzrechtlich heikel, weil biometrische Daten besonders geschützt sind (Art. 9 DSGVO). Ich würde darauf verzichten, wenn ein Chip genügt.

Ein Vorteil elektronischer Systeme wird oft unterschätzt: die Verbindung zum Dienstplan. Wer Soll- und Ist-Zeiten im selben System hat, sieht Überstunden und Ruhezeitverstöße, bevor sie ein Problem werden. Mehr dazu im Beitrag Dienstplan erstellen.

Der Betriebsrat bestimmt das Wie

Ob erfasst wird, steht nach dem BAG-Beschluss nicht mehr zur Verhandlung. Wie erfasst wird, schon. Ein elektronisches System ist eine technische Einrichtung zur Überwachung von Verhalten und Leistung, also mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung regelt typischerweise, welche Daten erhoben werden, wer sie sieht und wofür sie nicht verwendet werden dürfen, etwa für Leistungskontrolle. Details im Beitrag zur Mitbestimmung bei Software.

Wer eine Zeiterfassung an bestehende HR- und Lohnsysteme anbinden muss und dafür eine eigene Lösung braucht, kann sich an ein Studio wie OnlineBuilders wenden.

Dein nächster Schritt: Prüfe, ob in deinem Betrieb für jede beschäftigte Person heute Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vorliegen, auch für Minijobber und Homeoffice. Wo nicht, führe eine elektronische Lösung ein, die dem Entwurf bereits entspricht. Neues Onboarding-Material sollte das gleich erklären, siehe Onboarding-Checkliste.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für kleine Betriebe?

Ja. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Der Entwurf des BMAS von 2026 würde Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten nur von der elektronischen Form befreien, nicht von der Erfassung selbst.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja, als Modell, bei dem der Arbeitgeber auf die Kontrolle verzichtet, wann gearbeitet wird. Die Arbeitszeit muss trotzdem erfasst werden. Die Beschäftigten können das selbst übernehmen.

Reicht ein Excel-Stundenzettel?

Nach heutiger Rechtslage ja, wenn Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig und zeitnah eingetragen werden. Sollte der Entwurf des BMAS Gesetz werden, wäre nach Übergangsfristen eine elektronische Erfassung nötig, für die eine gemeinsam genutzte Tabelle mit Zeitstempel ausreichen kann.

Gilt die Pflicht auch für leitende Angestellte?

Das Arbeitszeitgesetz gilt für leitende Angestellte nicht (§ 18 ArbZG). Ob die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz sie trotzdem erfasst, ist umstritten. Der Kreis der leitenden Angestellten ist zudem enger, als viele Unternehmen annehmen.