Digitale Personalakte: Aufbau, Fristen, Scannen

Die Personalakte ist ein seltsames Ding. Kein Gesetz schreibt vor, dass es sie geben muss, und keines definiert, was hineingehört. Trotzdem hat fast jeder Betrieb einen Schrank mit Ordnern, in denen Arbeitsverträge neben Urlaubszetteln von 2014 und der Kopie eines Führerscheins liegen, den niemand mehr braucht. Genau dieser Inhalt ist das Problem, wenn du digitalisierst. Wer den Ordner eins zu eins einscannt, hat danach denselben Wildwuchs, nur durchsuchbar.

Was in eine Personalakte gehört

Maßstab ist der Datenschutz. Gespeichert werden darf, was für die Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Alles andere hat in der Akte nichts zu suchen. Eine bewährte Struktur sind sechs bis acht Register, die in jeder Akte gleich heißen.

Gesundheitsdaten verdienen einen eigenen Hinweis. Sie gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Unterlagen aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement werden deshalb getrennt geführt, mit Zugriff nur für die Personen, die das Verfahren betreuen.

Wie lange du welche Unterlagen aufbewahrst

Das ist die Frage, an der die meisten Personalakten scheitern. Für jede Dokumentart gibt es eine eigene Grundlage, und die Fristen laufen unterschiedlich an. Die wichtigsten im Überblick:

Zwei Punkte sind seit 2025 neu oder werden oft übersehen. Erstens: Buchungsbelege müssen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO). Zweitens: Für den Arbeitsvertrag selbst gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die drei Jahre nach dem Austritt ergeben sich aus der regelmäßigen Verjährung nach § 195 BGB. Danach kann der Vertrag weg, sofern er nicht für Rentenauskünfte oder laufende Verfahren gebraucht wird.

Eine digitale Akte hat hier ihren größten Vorteil: Jede Dokumentart bekommt beim Hochladen eine Löschregel, und das System erinnert oder löscht automatisch. Wer ein Löschkonzept strukturiert aufsetzen will, findet in der Norm DIN 66398 eine brauchbare Methode.

Scannen: Was mit den Papieroriginalen passiert

Steuerlich ist das Vernichten von Papier nach dem Scannen erlaubt, wenn das Verfahren den GoBD entspricht und dokumentiert ist. Praktische Orientierung gibt die Technische Richtlinie BSI TR-03138, bekannt als TR-RESISCAN. Sie beschreibt, wie ein Scanprozess aussehen muss, damit der Scan das Original ersetzen kann.

Arbeitsrechtlich ist die Lage anders. Eine Kündigung, eine Befristungsabrede oder ein Aufhebungsvertrag brauchen die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Im Streit beweist das Original als Urkunde, dass die Form eingehalten wurde. Ein Scan ist nur ein Augenscheinsobjekt, das das Gericht frei würdigt. Ich würde diese Originale deshalb immer behalten, sauber in einem kleinen Papierarchiv, und nur alles andere nach dem Scannen vernichten.

Wer Zugriff hat und wer nicht

Beschäftigte haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, und können dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen (§ 83 BetrVG). Sie können Erklärungen beifügen lassen, etwa eine Gegendarstellung zu einer Abmahnung. Daneben steht der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO, der auch Daten außerhalb der eigentlichen Akte umfasst.

Intern gilt das Prinzip der Erforderlichkeit. HR und Lohnbuchhaltung brauchen Zugriff auf fast alles. Die direkte Führungskraft braucht Zielvereinbarungen und Abwesenheiten, aber keine Bankverbindung und keine Pfändung. Die Geschäftsführung braucht Zugriff im Einzelfall, nicht pauschal. Ein gutes System bildet das über Rollen ab und protokolliert, wer welches Dokument geöffnet hat.

Dieses Protokoll ist wiederum ein Thema für den Betriebsrat. Ein System, das Zugriffe aufzeichnet und Bearbeitungszeiten von HR-Mitarbeitern sichtbar macht, fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wie man das in einer Betriebsvereinbarung regelt, steht im Beitrag zur Mitbestimmung bei Software.

Was eine Software für die Personalakte können muss

Die Auswahl ist kleiner, als es scheint. Viele HR-Suiten haben ein Aktenmodul, und für kleine Betriebe reicht das. Entscheidend sind wenige Funktionen.

• Rollen und Rechte auf Ebene der Register, nicht nur der ganzen Akte
• Löschregeln pro Dokumentart, mit Fristbeginn nach Ereignis (etwa Austritt)
• Protokoll der Zugriffe, das nur für begründete Prüfungen ausgewertet wird
• Export einer kompletten Akte für Auskunftsersuchen
• Volltextsuche, auch in gescannten PDFs
• Rechenzentrum in der EU und ein Auftragsverarbeitungsvertrag

Mehr braucht es selten. Eine elektronische Signatur ist nett. Ein Workflow für Zielvereinbarungen auch. Beides ist kein Grund, ein sonst schwächeres System zu wählen.

Was nach dem Austritt passiert

Mit dem letzten Arbeitstag endet die Akte nicht. Sie wechselt in einen anderen Zustand. Die Führungskraft verliert den Zugriff sofort. HR und Lohnbuchhaltung behalten ihn, solange Fristen laufen.

Ab diesem Punkt zählt jede Dokumentart für sich. Zielvereinbarungen und Feedbackprotokolle braucht nach dem Austritt niemand mehr, sie können nach kurzer Zeit weg. Der Arbeitsvertrag bleibt rund drei Jahre wegen möglicher Ansprüche. Lohnunterlagen bleiben je nach Grundlage sechs bis acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Eine digitale Akte, die das automatisch abbildet, erspart dir die jährliche Aktion „alte Ordner durchsehen“, die in den meisten Betrieben nie stattfindet.

Ein Sonderfall sind Arbeitszeugnisse. Beschäftigte fragen manchmal Jahre später nach einer Zweitschrift. Eine Kopie des Zeugnisses über die Verjährungsfrist hinaus aufzubewahren, ist vertretbar, solange es beim Zeugnis bleibt und nicht die ganze Akte überlebt.

So führst du die digitale Personalakte ein

Der vierte Schritt kostet die meiste Zeit und spart später am meisten. Wer vorher aussortiert, scannt oft nur die Hälfte. Es ist auch der Schritt, bei dem du feststellst, wie viele Unterlagen du eigentlich schon längst hättest löschen müssen.

Neue Unterlagen sollten ab einem Stichtag nur noch digital in die Akte gehen. Am einfachsten gelingt das, wenn Prozesse wie Onboarding oder Urlaubsanträge ohnehin digital laufen. Wie das aussieht, zeigen die Beiträge HR-Prozesse automatisieren und die Onboarding-Checkliste. Bewerbungsunterlagen, die nach einer Einstellung in die Personalakte wandern, brauchen eine Bereinigung: Was für die Auswahl wichtig war, ist für das Arbeitsverhältnis oft überflüssig.

Wer HR-Daten über mehrere Systeme hinweg sicher zusammenführen will, kann sich bei der Architektur von einem Studio wie OnlineBuilders unterstützen lassen, gerade wenn Zugriffsschutz und Protokollierung strenger sein müssen als im Standardprodukt.

Dein nächster Schritt: Zieh drei zufällige Personalakten aus dem Schrank und sortiere sie nach den Registern aus der Tabelle oben. Notiere, was du hättest löschen müssen. Diese Zahl ist das beste Argument für das Projekt.