# Mitbestimmung Betriebsrat bei Software: § 87 BetrVG

> Der Betriebsrat bestimmt bei fast jeder Software mit, weil sie objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Ohne Einigung darf das System nicht eingeführt werden, notfalls entscheidet die Einigungsstelle. Eine IT-Rahmenvereinbarung spart bei jedem neuen Werkzeug Zeit.

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- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Personaloptimierer (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Viele Arbeitgeber halten die Mitbestimmung bei Software für eine Formalie, die bei Überwachungskameras greift. Das ist ein teurer Irrtum. Das Bundesarbeitsgericht hat 2016 sogar die Facebook-Seite eines Blutspendedienstes für mitbestimmungspflichtig erklärt, weil Besucher dort Kommentare über einzelne Beschäftigte posten konnten (Beschluss vom 13. Dezember 2016, 1 ABR 7/15). Wenn schon das genügt, genügt fast alles.

## Wann § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift

Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Das Wort „bestimmt“ legt das Bundesarbeitsgericht seit Jahrzehnten weit aus. Es genügt, dass die Technik objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsdaten zu erfassen und auszuwerten. Was der Arbeitgeber vorhat, spielt keine Rolle.

Praktisch heißt das: Jede Software, die protokolliert, wer sich wann angemeldet, welchen Datensatz bearbeitet oder wie lange für eine Aufgabe gebraucht hat, ist erfasst. Das trifft auf ERP-Systeme zu, auf Ticket-Systeme, Microsoft 365, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und auf praktisch jede Cloud-Anwendung mit Benutzerkonten.

**Typische Software und Mitbestimmungsrechte**

| | § 87 Abs. 1 Nr. 6 | weitere Rechte |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | ja | Nr. 2 (Lage der Arbeitszeit) |
| Bewerbermanagement mit Auswahlkriterien | ja | § 95 Auswahlrichtlinien, § 94 Fragebogen |
| Microsoft 365, Teams | ja | § 90 Unterrichtung |
| Dienstplan-Software | ja | Nr. 2 und Nr. 3 (Überstunden) |
| KI-gestützte Personalauswahl | ja | § 95 Abs. 2a, § 80 Abs. 3 Sachverständiger |
| Reine Taschenrechner-App ohne Login | nein | keine |

## Welche weiteren Rechte hinzukommen

§ 87 ist das stärkste Recht, aber nicht das einzige. Nach § 90 BetrVG muss der Arbeitgeber den Betriebsrat schon bei der Planung technischer Anlagen und Arbeitsverfahren rechtzeitig unterrichten, ausdrücklich auch beim Einsatz von KI. Rechtzeitig heißt: bevor die Entscheidung gefallen ist, nicht nach Vertragsunterschrift.

Für KI gibt es seit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz von 2021 drei Sonderregeln. Muss der Betriebsrat KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich (§ 80 Abs. 3 BetrVG). Die sonst übliche Diskussion über die Erforderlichkeit entfällt also. Auswahlrichtlinien bleiben mitbestimmungspflichtig, auch wenn KI sie aufstellt oder anwendet (§ 95 Abs. 2a BetrVG). Und die Unterrichtungspflicht nach § 90 nennt KI ausdrücklich.

Bei Bewerbermanagement kommt § 94 BetrVG hinzu. Personalfragebögen, also auch Pflichtfelder in einem Online-Bewerbungsformular, brauchen die Zustimmung des Betriebsrats. Mehr zur Auswahl solcher Systeme steht im Beitrag zur [Bewerbermanagement-Software](https://personaloptimierer.de/recruiting/bewerbermanagement-software/).

## Was passiert ohne Einigung?

Ohne Zustimmung des Betriebsrats darf die Software nicht eingeführt werden. Tut der Arbeitgeber es trotzdem, kann der Betriebsrat Unterlassung verlangen und notfalls vor dem Arbeitsgericht durchsetzen. Einigen sich beide Seiten nicht, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2, § 76 BetrVG). Das ist ein Gremium mit einem neutralen Vorsitz, meist einem Arbeitsrichter, und je gleich vielen Beisitzern beider Seiten. Ein solches Verfahren dauert oft Monate und kostet Geld. Die Kosten trägt der Arbeitgeber.

Wer Projekte so plant, dass der Betriebsrat zwei Wochen vor Go-live einen Vertragsentwurf auf den Tisch bekommt, plant also eine Verzögerung ein.

## Die Betriebsvereinbarung ist kein Freibrief: das Workday-Urteil

Lange galt eine Betriebsvereinbarung als bequeme Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Dann kam der Fall Workday. Ein Konzern hatte mit dem Betriebsrat eine Vereinbarung geschlossen, die den Testbetrieb der Cloud-Software Workday erlaubte. Übertragen werden durften danach nur wenige Stammdaten. Tatsächlich übermittelte das Unternehmen auch Gehaltsdaten, Privatanschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Steuer-ID an die Konzernmutter.

Das Bundesarbeitsgericht legte dem Europäischen Gerichtshof Fragen vor. Der EuGH entschied am 19. Dezember 2024 (C-65/23): Eine Betriebsvereinbarung kann Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung sein, muss aber selbst die allgemeinen Grundsätze der DSGVO einhalten, und die Gerichte dürfen das voll überprüfen. Das BAG sprach dem Kläger am 8. Mai 2025 einen Schadensersatz von 200 Euro zu (8 AZR 209/21). Der Betrag ist klein. Die Botschaft nicht: Wer mehr Daten verarbeitet, als die Vereinbarung erlaubt, verstößt gegen die DSGVO, und eine Vereinbarung, die selbst gegen die DSGVO verstößt, schützt niemanden. Die Pressemitteilung steht beim [Bundesarbeitsgericht](https://www.bundesarbeitsgericht.de/en/presse/schadenersatz-nach-datenschutz-grundverordnung-dsgvo-betriebsvereinbarung-workday).

Für HR-Projekte heißt das: Testsysteme mit Echtdaten sind ein eigenes Risiko. Pseudonymisierte oder synthetische Testdaten sind fast immer die bessere Wahl.

## Was in eine IT-Betriebsvereinbarung gehört

Für jede neue Software eine eigene Vereinbarung zu verhandeln, ist mühsam. Viele Unternehmen schließen deshalb eine Rahmenvereinbarung für IT-Systeme. Sie regelt die Grundsätze einmal, und für jedes System kommt nur noch eine kurze Anlage hinzu.

**Bausteine einer IT-Rahmenbetriebsvereinbarung**

- [ ] Geltungsbereich und Verfahren für neue Systeme (Anlage pro System)
- [ ] Zweckbindung: Wofür Daten genutzt werden dürfen und wofür ausdrücklich nicht
- [ ] Verbot oder enge Grenzen der Leistungs- und Verhaltenskontrolle
- [ ] Liste der erhobenen Daten je System, Löschfristen
- [ ] Rollen und Zugriffsrechte, Protokollierung von Auswertungen
- [ ] Verfahren bei Verdacht auf Pflichtverstöße (wer darf welche Daten wann auswerten)
- [ ] Beweisverwertungsverbot für Daten, die entgegen der Vereinbarung erhoben wurden
- [ ] Regeln für KI-Funktionen und Updates mit neuen Funktionen
- [ ] Kontrollrechte des Betriebsrats, Sachverständige
- [ ] Testbetrieb nur mit pseudonymisierten Daten

Der Punkt „Updates“ wird oft vergessen. Cloud-Software ändert sich laufend. Eine Vereinbarung, die eine Version von 2024 beschreibt, passt 2026 nicht mehr. Gute Vereinbarungen verpflichten den Arbeitgeber, wesentliche neue Funktionen vor der Aktivierung vorzulegen, und definieren, was „wesentlich“ heißt.

## Worüber in der Praxis gestritten wird

Selten darüber, ob eine Software eingeführt wird. Meist über drei Details.

Das erste sind Auswertungen. Der Arbeitgeber will Berichte, etwa wie viele Tickets ein Team pro Woche schließt. Der Betriebsrat fürchtet, dass daraus Rankings einzelner Beschäftigter werden. Eine Lösung, die oft trägt: Auswertungen nur auf Teamebene ab einer Mindestgröße, etwa fünf Personen, und personenbezogene Auswertungen nur nach einem festgelegten Verfahren mit Beteiligung des Betriebsrats.

Das zweite sind Administratorrechte. Wer im System alles sehen kann, sieht eben auch alles. Eine Liste der Administratoren als Anlage und ein Protokoll ihrer Zugriffe beruhigen viele Diskussionen.

Das dritte ist der Ort der Daten. Bei Cloud-Diensten mit Sitz in den USA fragt der Betriebsrat nach Datenübermittlungen. Das ist kein Mitbestimmungsthema im engeren Sinn, sondern Datenschutz. Es kommt trotzdem auf den Tisch, und es hilft, die Antworten des Datenschutzbeauftragten parat zu haben.

## Und wenn es keinen Betriebsrat gibt?

Dann gibt es keine Mitbestimmung, aber der Datenschutz gilt unverändert. Ein Betriebsrat kann in jedem Betrieb mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Beschäftigten gewählt werden (§ 1 BetrVG). Wer heute ohne Betriebsrat Software einführt, sollte die Systeme trotzdem so dokumentieren, dass eine spätere Vereinbarung schnell möglich ist. Ein neu gewählter Betriebsrat kann nämlich auch für bereits laufende Systeme eine Regelung verlangen.

## Der AI Act verstärkt die Informationspflicht

Ab dem 2. Dezember 2027 gelten die Pflichten für Hochrisiko-KI in Beschäftigung und Personalauswahl. Art. 26 Abs. 7 der KI-Verordnung verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten zu informieren, bevor ein solches System am Arbeitsplatz in Betrieb geht. Das ersetzt die Mitbestimmung nicht, sondern kommt hinzu. Einen Überblick gibt der Beitrag zum [AI Act im Personalwesen](https://personaloptimierer.de/recht-und-mitbestimmung/ai-act-hr/). Wie sich Zeiterfassung und Mitbestimmung zueinander verhalten, steht im Artikel zur [Arbeitszeiterfassung](https://personaloptimierer.de/recht-und-mitbestimmung/arbeitszeiterfassung-pflicht/).

## Wie du ein Software-Projekt mit dem Betriebsrat aufsetzt

Mein Rat aus der Logik des Gesetzes: früh, schriftlich, konkret. Informiere den Betriebsrat, sobald eine Software ernsthaft in Betracht kommt, mit einer Beschreibung der Daten, die sie verarbeitet. Bitte den Anbieter um eine Übersicht der Protokolle und Auswertungsfunktionen, die du weitergeben kannst. Und verhandle die Anlage parallel zur Anbieterauswahl, nicht danach.

Wer HR-Software selbst entwickeln lässt, kann Datenschutz und Mitbestimmung von Anfang an in die Architektur einbauen, etwa durch abschaltbare Protokolle. Ein Studio wie [OnlineBuilders](https://onlinebuilders.biz/solutions/talent-management) entwickelt solche Systeme. Dann lässt sich eine Betriebsvereinbarung auch technisch umsetzen statt nur auf Papier.

Dein nächster Schritt: Liste alle Programme auf, die in deinem Betrieb Benutzerkonten haben, und prüfe, für welche es eine Betriebsvereinbarung gibt. Die Lücken auf dieser Liste sind deine Agenda für das nächste Gespräch mit dem Betriebsrat. Weitere Rechtsthemen findest du in der Rubrik [Recht und Mitbestimmung](https://personaloptimierer.de/recht-und-mitbestimmung/).

## Häufige Fragen

### Muss der Betriebsrat auch bei Microsoft 365 zustimmen?

In aller Regel ja. Microsoft 365 erzeugt Nutzungs- und Aktivitätsdaten, aus denen sich Verhalten ableiten lässt. Damit ist die Software objektiv zur Überwachung geeignet. Viele Unternehmen regeln das in einer eigenen Betriebsvereinbarung mit Anlagen zu einzelnen Diensten.

### Was passiert, wenn Software ohne Zustimmung eingeführt wird?

Der Betriebsrat kann verlangen, dass der Einsatz unterbleibt, und das notfalls gerichtlich durchsetzen. Maßnahmen, die auf solchen Daten beruhen, etwa eine Abmahnung, sind dann angreifbar.

### Darf der Betriebsrat bei KI einen Sachverständigen holen?

Ja. Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich (§ 80 Abs. 3 BetrVG). Die Kosten trägt der Arbeitgeber.

### Ersetzt eine Betriebsvereinbarung die Rechtsgrundlage nach DSGVO?

Sie kann eine Rechtsgrundlage sein, muss aber selbst die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Das hat der EuGH 2024 klargestellt und das Bundesarbeitsgericht 2025 im Workday-Fall angewendet.

Foto: Breather breather, CC0 (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Minimalist_meeting_room_(Unsplash).jpg)