# HR-Prozesse – Personaloptimierer

> Onboarding, Urlaub, Zeiterfassung, Dienstplan: Abläufe digitalisieren.

- [Onboarding-Checkliste: Vom Vertrag bis zum Probezeitende](https://personaloptimierer.de/hr-prozesse/onboarding-checkliste/): Eine Onboarding-Checkliste ordnet alle Aufgaben nach Zeitpunkt: vor dem Start (Vertrag, Arbeitsplatz, Zugänge, Sozialversicherung), am ersten Tag (Nachweis der Kernarbeitsbedingungen, Sicherheitsunterweisung, Begrüßung), in der ersten Woche (restliche Vertragsbedingungen nach Nachweisgesetz, Einarbeitungsplan) und bis zum Ende der Probezeit (Feedbackgespräche, Entscheidung). Fristen aus Nachweisgesetz und SGB IV gehören fest hinein.
- [HR-Prozesse automatisieren: Wo es sich lohnt und wo nicht](https://personaloptimierer.de/hr-prozesse/hr-prozesse-automatisieren/): Automatisierung lohnt sich bei HR-Prozessen, die häufig vorkommen, festen Regeln folgen und wenig Ermessen brauchen: Urlaubsanträge, Abruf von Krankmeldungen, Onboarding-Aufgaben, Bescheinigungen. Vorher wird der Ablauf aufgeschrieben und vereinfacht. Grenzen setzen die Schriftform bei Kündigung und Befristung, das Verbot automatisierter Einzelentscheidungen und die Mitbestimmung des Betriebsrats.
- [Dienstplan erstellen: Regeln, Bedarf, Excel oder Software](https://personaloptimierer.de/hr-prozesse/dienstplan-erstellen/): Einen Dienstplan erstellst du in sechs Schritten: Personalbedarf pro Stunde ermitteln, Verfügbarkeiten und Wünsche einsammeln, ein Schichtmuster festlegen, den Plan füllen, ihn gegen Arbeitszeitgesetz und Tarifvertrag prüfen und ihn rechtzeitig veröffentlichen. Pflicht sind unter anderem höchstens zehn Stunden Arbeit pro Tag, Pausen ab sechs Stunden und elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten.
- [Digitale Personalakte: Aufbau, Fristen, Scannen](https://personaloptimierer.de/hr-prozesse/digitale-personalakte/): Eine digitale Personalakte ersetzt den Papierordner durch eine strukturierte, zugriffsgeschützte Ablage im HR-System. Hinein gehören nur Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis nötig sind. Jede Dokumentart braucht eine Löschfrist, die je nach Rechtsgrundlage meist zwischen zwei und acht Jahren liegt. Originale mit Schriftform, etwa Kündigungen, solltest du auch nach dem Scannen aufbewahren.

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