# Dienstplan erstellen: Regeln, Bedarf, Excel oder Software

> Einen Dienstplan erstellst du in sechs Schritten: Personalbedarf pro Stunde ermitteln, Verfügbarkeiten und Wünsche einsammeln, ein Schichtmuster festlegen, den Plan füllen, ihn gegen Arbeitszeitgesetz und Tarifvertrag prüfen und ihn rechtzeitig veröffentlichen. Pflicht sind unter anderem höchstens zehn Stunden Arbeit pro Tag, Pausen ab sechs Stunden und elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten.

- URL: https://personaloptimierer.de/hr-prozesse/dienstplan-erstellen/
- Sprache: de
- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Personaloptimierer (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Ein Dienstplan ist ein Kompromiss zwischen drei Dingen, die selten zusammenpassen: dem Bedarf des Betriebs, den Regeln des Arbeitszeitgesetzes und den Wünschen der Leute. Wer nur auf den Bedarf schaut, verstößt schnell gegen Ruhezeiten. Wer nur auf Wünsche schaut, hat am Samstagabend niemanden an der Kasse. Und wer jeden Monat bei null anfängt, verbringt einen Tag mit einer Tabelle, die nach drei Tagen wieder überholt ist.

Dieser Text geht die Planung so durch, wie sie in der Praxis abläuft, und nennt die Regeln an der Stelle, an der sie relevant werden.

## Schritt 1: Personalbedarf ehrlich berechnen

Der Plan beginnt nicht mit Namen, sondern mit Zahlen. Wie viele Menschen brauchst du zu welcher Stunde? Die Antwort hängt an Öffnungszeiten, Kundenaufkommen und Mindestbesetzung, etwa aus Sicherheitsgründen.

Aus dem Stundenbedarf wird dann ein Stellenbedarf. Dabei vergessen viele, dass Vollzeitkräfte nicht 52 Wochen im Jahr verfügbar sind. Urlaub allein nimmt bei 30 Urlaubstagen und einer Fünf-Tage-Woche rund 11,5 Prozent der Arbeitstage weg. Krankheit kommt dazu.

**Beispiel: Stellenbedarf für eine Verkaufsfläche**

- Besetzungsstunden: 6 Tage × 12 Std. × 2 Personen: 144 Std./Woche
- Rechnerisch nötige Vollzeitkräfte: 144 ÷ 39: 3,7
- Ausfallfaktor: 1 ÷ (1 − 0,115 − 0,05): × 1,20
- **Stellenbedarf inklusive Ausfall: rund 4,4 Vollzeitstellen**

Annahmen zur Veranschaulichung: Öffnung Mo–Sa 8–20 Uhr, durchgehend 2 Personen, 39-Std.-Woche, 30 Urlaubstage (11,5 %), 5 % Krankheitsausfall als Annahme.

Wer mit 3,7 Stellen plant, hat also vom ersten Tag an zu wenig Leute. Das erklärt viele Dienstpläne, die jede Woche „irgendwie“ gefüllt werden müssen.

## Schritt 2: Die Regeln des Arbeitszeitgesetzes

Bevor Namen eingetragen werden, sollten die Grenzen klar sein. Das Arbeitszeitgesetz gilt für alle Beschäftigten außer leitenden Angestellten und einigen weiteren Gruppen.

**Arbeitszeitgesetz: die Prüfliste für jeden Plan**

- [ ] Höchstens **8 Stunden** pro Werktag, bis zu **10 Stunden**, wenn der Durchschnitt über 6 Monate bei 8 bleibt (§ 3)
- [ ] Pause **30 Minuten** bei mehr als 6 Stunden, **45 Minuten** bei mehr als 9 Stunden, teilbar in Abschnitte ab 15 Minuten (§ 4)
- [ ] Nicht länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause (§ 4)
- [ ] **11 Stunden** ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5)
- [ ] Sonn- und Feiertage grundsätzlich frei, Ausnahmen nach § 10, mindestens 15 freie Sonntage im Jahr (§ 11)
- [ ] Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen nach Sonntagsarbeit (§ 11)
- [ ] Für Jugendliche gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz mit strengeren Grenzen

Die Ruhezeit ist die Regel, die in der Praxis am häufigsten bricht. Wer bis 22 Uhr Spätdienst hat, darf frühestens um 9 Uhr wieder anfangen. Der klassische Fehler ist der „Wechsel“ von Spät auf Früh. In Krankenhäusern, Pflege, Gastronomie und einigen weiteren Bereichen erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG eine Verkürzung auf zehn Stunden, wenn sie innerhalb eines Monats oder vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.

Tarifverträge können von diesen Regeln abweichen, in beide Richtungen. Prüf deshalb, ob einer gilt.

## Schritt 3: Verfügbarkeiten und Wünsche einsammeln

Bitte um Wünsche mit fester Frist, etwa bis zum 10. des Vormonats, und in einem festen Format. Wünsche per WhatsApp oder auf Zuruf, dazu Zettel an der Pinnwand: Das ist der Grund, warum Planer am Ende jemanden vergessen.

Unterscheide zwischen Wünschen und festen Einschränkungen. Eine Teilzeitkraft, die vertraglich nur vormittags arbeitet, ist keine Wunschfrage. Eine Mitarbeiterin, die gern samstags frei hätte, schon. Wer beides gleich behandelt, verliert den Überblick und am Ende das Vertrauen des Teams.

Eine einfache Fairnessregel hilft: Wünsche, die im letzten Plan nicht erfüllt wurden, haben im nächsten Vorrang. Das muss nicht kompliziert sein. Eine Spalte in der Tabelle genügt.

## Schritt 4: Ein Schichtmuster statt Einzelplanung

Wer jede Woche neu plant, braucht jedes Mal einen halben Tag. Wer ein Grundmuster festlegt, etwa einen rollierenden Plan über vier Wochen, ändert nur noch die Ausnahmen. Vorwärts rotierende Muster, also Früh, dann Spät, dann Nacht, gelten in der Arbeitsmedizin als verträglicher als rückwärts rotierende, weil der Körper Verspätung leichter verkraftet als Verfrühung.

Das Muster hängt vom Betrieb ab. Ein Einzelhändler mit zwei Schichten kann mit einem festen Wochenrhythmus arbeiten. Ein Pflegedienst mit Rund-um-die-Uhr-Versorgung braucht ein längeres Rotationsmuster.

## Schritt 5: Prüfen, bevor veröffentlicht wird

Lies den fertigen Plan nicht von oben nach unten, sondern pro Person. Wo endet die letzte Schicht, wo beginnt die nächste? Sind die Wochenstunden vertragsgemäß? Hat jemand sieben Tage am Stück? Ein Planungsprogramm erledigt das automatisch. Mit Excel geht es über eine Hilfsspalte. Steht pro Zeile eine Schicht einer Person, mit Beginn in Spalte B und Ende in Spalte C jeweils als Datum mit Uhrzeit, dann liefert diese Formel in Zeile 3 die Ruhezeit seit der vorigen Schicht in Stunden:

`=(B3-C2)*24`

Eine bedingte Formatierung, die alle Werte unter 11 rot färbt, zeigt Verstöße auf einen Blick. Das funktioniert nur, wenn die Tabelle nach Person und Datum sortiert ist. Klingt banal, ist aber die häufigste Fehlerquelle bei solchen Prüfspalten.

## Schritt 6: Veröffentlichen und Änderungen regeln

Eine gesetzliche Vorlauffrist für Dienstpläne gibt es nicht. Bei Arbeit auf Abruf muss der Einsatz aber mindestens vier Tage vorher mitgeteilt werden, sonst muss niemand kommen (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen schreiben längere Fristen vor. Unabhängig davon gilt: Je früher, desto weniger Tauschanfragen.

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und die Verteilung auf die Wochentage mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), bei Überstunden nach Nr. 3. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts erstreckt sich das auf jeden einzelnen Dienstplan, wenn keine Rahmenregelung vereinbart ist. Eine Betriebsvereinbarung mit Grundsätzen, innerhalb derer der Planer frei ist, spart beiden Seiten viel Zeit.

## Die häufigsten Fehler im Dienstplan

Der erste Fehler steht schon in Schritt 1: Planen mit Sollstellen statt mit tatsächlich verfügbaren Stunden. Ein Plan, der nur aufgeht, wenn niemand Urlaub nimmt, geht nie auf.

Der zweite ist der Schichtwechsel ohne Ruhezeit, also Spätdienst am Freitag und Frühdienst am Samstag. Er passiert meist nicht im ursprünglichen Plan, sondern bei kurzfristigen Tauschaktionen. Deshalb gehört auch jeder Tausch durch dieselbe Prüfung.

Der dritte betrifft Minijobber. Wer sie in einem stressigen Monat großzügig einplant, reißt schnell die Verdienstgrenze. Die liegt 2026 bei 603 Euro im Monat und hängt am Mindestlohn. Ein gelegentliches, nicht vorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen erlaubt, ein planmäßiges nicht.

Und schließlich: Pläne, die nur der Planer versteht. Abkürzungen, Farben ohne Legende und handschriftliche Korrekturen auf dem Ausdruck am Schwarzen Brett führen zu Leuten, die zur falschen Zeit erscheinen.

## Excel oder Dienstplan-Software?

Die ehrliche Antwort hängt von der Teamgröße ab.

**Excel-Tabelle oder Planungssoftware**

| | Excel | Planungssoftware |
|---|---|---|
| Kosten | keine zusätzlichen | meist pro Person und Monat |
| Ruhezeit-Prüfung automatisch | mit Formeln, fehleranfällig | ja |
| Tauschbörse für das Team | nein | ja |
| Mobil für Beschäftigte | teilweise | ja |
| Verknüpfung mit Zeiterfassung | nein | meist ja |
| Sinnvoll bis etwa | 10 Personen, feste Schichten | ab mehreren Teams oder Standorten |

Ein Punkt spricht inzwischen besonders für Software: die Zeiterfassung. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, und ein Arbeitsentwurf des Arbeitsministeriums von 2026 sieht die elektronische Erfassung als Regel vor. Wer Plan und Ist-Zeiten im selben System hat, spart den Abgleich. Details stehen im Beitrag zur [Arbeitszeiterfassung](https://personaloptimierer.de/recht-und-mitbestimmung/arbeitszeiterfassung-pflicht/). Bei der Auswahl hilft der Blick auf die [Mitbestimmung bei Software](https://personaloptimierer.de/recht-und-mitbestimmung/betriebsrat-mitbestimmung-software/), denn auch ein Planungsprogramm fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Wenn Standardlösungen deine Schichtlogik nicht abbilden, etwa bei mehreren Tarifverträgen oder Qualifikationsregeln pro Schicht, kann ein Technologie-Studio wie [OnlineBuilders](https://onlinebuilders.biz/solutions/software-development) eine passende Planungslösung bauen. Für die meisten Betriebe reicht ein Standardprodukt.

Dein nächster Schritt: Rechne den Stellenbedarf deines Teams mit dem Ausfallfaktor aus Schritt 1 nach und vergleiche ihn mit den Stellen, die du tatsächlich hast. Weitere Abläufe findest du in der Rubrik [HR-Prozesse](https://personaloptimierer.de/hr-prozesse/).

## Häufige Fragen

### Wie früh muss ein Dienstplan bekannt sein?

Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Bei Arbeit auf Abruf muss der Einsatz mindestens vier Tage vorher mitgeteilt werden (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen schreiben längere Fristen vor, oft zwei bis vier Wochen.

### Darf ich einen veröffentlichten Dienstplan noch ändern?

Kurzfristige Änderungen sind im Rahmen des Weisungsrechts möglich, müssen aber billigem Ermessen entsprechen und private Belange berücksichtigen. Gibt es einen Betriebsrat, muss er auch Änderungen zustimmen, sofern keine Rahmenregelung besteht.

### Wie viele Sonntage müssen frei bleiben?

Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei sein (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Wer an einem Sonntag arbeitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag.

### Reicht Excel für den Dienstplan?

Für ein Team bis etwa zehn Personen mit festen Schichten reicht Excel oft. Sobald Tauschwünsche, mehrere Standorte oder Zeiterfassung dazukommen, wird eine Planungssoftware günstiger als die Arbeitszeit, die in Tabellen versinkt.

Foto: Claudio Elias, Public domain (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:WallCalendar.jpg)